Vlaamse loopweken I organisatoren

Maak je deel uit van de gemeentelijke sportdienst en organiseert jouw gemeente/stad een loopevent tijdens de 35ste editie van de 'Vlaamse loopweken voor scholen' dit jaar van 18 september tot 13 oktober 2023? Dan kan je op deze pagina terugvallen voor informatie, ondersteuning en inspiratie bij het organiseren van je loopevent. 

Actiepunten

Elk jaar stellen we een aantal doelen voorop om van de 'Vlaamse loopweken voor scholen' een succes te maken. Dit jaar zijn er 7 actiepunten:

• Zet in op plezierbeleving en organiseer een belevingsloop
• Zet je eigen organisatie in de kijker en doe mee aan de filmactie
• Probeer van je organisatie een omgevings- en milieuvriendelijke activiteit te maken
• Lopen voor iedereen
• Trigger scholen van jouw gemeente om zich in te schrijven voor het project ‘Loop je in de kijker’
• Betrek de plaatselijke atletiekclub
• Evaluatie

Wil je meer weten over deze 7 actiepunten? Klik dan op het gele pijltje hieronder.

1. Zet in op plezierbeleving en organiseer een belevingsloop

Niets verkeerd met een klassieke veldloop, maar overweeg ook zeker nieuwe ideeën en durf kiezen voor een andere invulling van het loopevenement in jouw gemeente of school. Een loop die ervoor zorgt dat elke deelnemer plezier en fun beleeft en met een positief gevoel naar huis kan terugkeren. Inspiratie en ideeën vind je in de inspiratiefiche over alternatieve loopvormen.

De Vlaamse Atletiekliga (VAL) heeft ook een aantal tips voor atletiekclubs om hun betrokkenheid met de loopweken te behouden of te vergroten.

2. Zet je eigen organisatie in de kijker

Maak een filmpje waar sfeer en beleving centraal staan en zet zo je gemeente in de kijker!​
Maak kans om een mooie prijs te winnen (5 gemeenten per provincie).

Alle praktische info en richtlijnen om deel te nemen aan deze wedstrijd vind je in het wedstrijdreglement. Het filmpje stuur je door naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. 

Mooie filmpjes en foto's maken op de Vlaamse loopweken? Check alvast deze 7 tips! 

3. Probeer van je organisatie een omgevings- en milieuvriendelijke activiteit te maken

Maak met enkele kleine ingrepen ook van jouw organisatie een duurzamer evenement. Als sport- of vrijetijdsdienst kan je meteen co-promotor worden van deze manier van organiseren. Vooral buitensportevenementen hebben baat bij de vele innovatieve aanbevelingen rond het beperken van afval, catering, energieverbruik en mobiliteit. Dankzij de handige inspiratiegids van Sport Vlaanderen i.s.m. OVAM, Bond beter leefmilieu, Fostplus en Mooi Makers zijn er al heel wat tips en tricks beschikbaar.

Nog meer info voor de verduurzaming van je event en check’s om je organisatie aan af te toetsen vind je hier.

4. Lopen voor iedereen

Organiseer een loopevent waar iedereen (basis-, buitengewoon- en secundair onderwijs) kan aan deelnemen, waar je mogelijk ook kleuters en ouders van kinderen en andere sympathisanten kan bij betrekken. Enkele nieuwe, leuke ideeën rond de invulling van het loopevent zorgen ongetwijfeld voor een fijne meerwaarde en meer animo.

5. Trigger scholen van jouw gemeente om zich in te schrijven voor ‘Loop je in de kijker’

Scholen organiseren gedurende enkele weken binnen de eigen school en liefst voor zoveel mogelijk kinderen een looptraject. De vorm en de formule kan je zelf bepalen, hou wel rekening met enkele minimale aandachtspunten. Per provincie maken 5 scholen kans op een waardebon van € 300 bij Idema Sport waarmee ze leuk sportmateriaal kunnen aankopen.

Kom meer te weten over deze wedstrijd

6. Betrek de plaatselijke atletiekclub

Het organiseren van een sportactiviteit gaat samen met ‘teamwork’, samenwerken met partners, een beroep doen op mekaars sterkte en goede afspraken maken. Neem vanaf de voorbereiding voor jouw loopevent alvast contact op met de lokale atletiekclub. Betrek hen, maar ook de scholen, van de eerste stap.

Vind een atletiekclub in je buurt

7. Evaluatie

Vul na afloop de registratie & evaluatie tijdig in. ​Dit kan van 18/09 tot uiterlijk 30/11. Dit formulier zal binnenkort beschikbaar zijn. 

Belangrijk bij de organisatie van de lokale lopen is dat we samen

- de kwaliteit van de organisatie bewaken
- de scholen aansporen om een degelijke voorbereiding in de school te organiseren
- de deelname stimuleren van alle leerlingen uit je gemeente.

Ondersteunende materialen

Organisatoren van de 'Vlaamse loopweken voor scholen' kunnen beroep doen op een aantal ondersteunende materialen/diensten:

• gebruiksklare organisatiefiches
• verzekeringen
• handige documenten
• gadgets deelnemers
• appels deelnemers
• organisatiemateriaal
• Torfs-kortingsbonnen medewerkers
• afhaalmomenten ondersteunende materialen

Wil je meer weten over deze ondersteunende materialen/diensten? Klik dan op het gele pijltje hieronder.

1. Gebruiksklare organisatiefiches

In de onderstaande organisatiefiches kan je heel wat tips terugvinden om jouw loopevent in de best mogelijke omstandigheden te laten verlopen. We bieden deze ondersteunende fiches aan in het kader van de blijvende zorg om kwaliteit te leveren. Het blijft belangrijk dat de organisatoren kritisch blijven t.a.v de eigen organisatie en steeds oog hebben voor de kwaliteit. Organiseerde je reeds meermaals eenzelfde activiteit dan kunnen de gevaren van een routineklus zich voordoen.

Ervaren organisatoren kunnen deze fiches gebruiken als geheugensteuntje, voor nieuwe of minder ervaren organisatoren kan het een bron van inspiratie zijn.

• Draaiboek organisatie
• Planning TO DO-lijst
• Kwalitatieve checklist
• Tips voor omroeper
• Voorlopers en achterlopers
• Veiligheidsdraaiboek
• Veldloop een feest
• Andere organisatievormen

2. Verzekeringen

In het kader van de ‘Vlaamse loopweken voor scholen’ zijn alle deelnemers in eerste instantie verzekerd via hun schoolverzekering. De sportverzekering van Sport Vlaanderen heeft t.a.v. de deelnemende leerlingen een aanvullend karakter: met name voor de leerlingen die niet in schools verband deelnemen.

Organisatoren en medewerkers zijn verzekerd via deze sportverzekering van Sport Vlaanderen of de verzekering van Netwerk Lokaal Sportbeleid​. De verzekering BA en lichamelijke ongevallen is van toepassing op alle loopactiviteiten en randanimatie, voor alle organisaties die plaatsvinden tijdens de officiële organisatieperiode van 18 september tot 13 oktober 2023. De organisatoren van loopactiviteiten buiten deze genoemde periode moeten zelf het initiatief nemen om een verzekering af te sluiten.

3. Handige documenten

4. Gadgets deelnemers (enkel basisonderwijs)

Voor deze 35ste editie van de 'Vlaamse loopweken voor scholen' is er een leuk aandenken voorzien voor alle deelnemers uit het basisonderwijs samen met een kortingsbon van 50% op regenlaarsjes bij Torfs (zie geldigheid).

5. Appels deelnemers

Het Verbond van Belgische Tuinbouwcoöperaties (VBT) beloont ook deze editie alle deelnemers met een gezonde appel. Deze appels kan je, volgens de afspraak met VBT en de verschillende veilingen, enkel afhalen op de afgesproken data en locaties​. We vragen uitdrukkelijk om deze afspraken te respecteren. Dit is ook het geval voor het terugbrengen van de appelkisten.

Gemeenten kunnen onderling afspraken maken i.v.m. het afhalen van de appels en het eventueel overladen in eigen laadbakken.

Afhaalmomenten:​
vrijdag 15/09; vrijdag 22/09; dinsdag 03/10​

Terugbrengen lege appelkisten: 
​vrijdag 20/10​

MOEV communiceert hierover later meer over.

6. Organisatiemateriaal

De 'Vlaamse loopweken voor scholen' is een verhaal waarbij een aantal partners betrokken zijn die elk een interessante manier van ondersteuning kan aanbieden. Als return vragen deze partners exclusiviteit als commerciële partner voor dit evenement. Deze logistieke ondersteuning vertaalt zich naar

• Afbakeningslint: te gebruiken voor een overzichtelijk parcours
• Promo-spandoeken: te gebruiken als promotie binnen de gemeente, en op de dag van het loopevent als extra inkleding van je event
  
  

Een meerwaarde voor de inkleding van je loopevent:

• Breng alle promotiematerialen (spandoek ‘start’ en ‘aankomst’, Herasdoek en fotokader) zichtbaar op je organisatie. Een leuke klasfoto is altijd een mooi aandenken van dit loopevent.
• Deel de gadgetbonnen voor het basisonderwijs uit tijdens de 'Vlaamse loopweken voor scholen' (van 18/9 tot 13/10).
• Een gezonde appel na afloop van de loop, een fijne afsluiter!

7. Kortingsbonnen Torfs voor medewerkers

We voorzien voor de vaste medewerkers van je gemeentelijke organisatie een aantal Torfs-kortingsbonnen. Deze vrijwilligers zijn immers niet weg te denken bij tal van de lokale sportactiviteiten.

8. Organisatie afhaalmomenten voor ondersteunende materialen

MOEV voorziet samen met Sport Vlaanderen traditioneel enkele afhaalmomenten voor de ondersteunende materialen:

• Antwerpen: donderdag 31/08 (nm), vrijdag 01/09 (vm) op Sport Vlaanderen Herentals​
• Limburg: donderdag 07/09 (vm) op Sport Vlaanderen Genk​
• Vlaams-Brabant/Brussel: dinsdag 5/9/2023 (vm) op ​Sport Vlaanderen Hofstade
• Oost-Vlaanderen: maandag 04/09, dinsdag 05/09, donderdag 07/09, vr 08/09 op MOEV Oost-Vlaanderen (Heusden)​
• West-Vlaanderen: vrijdag 08/09​, vrijdag 15/09, vrijdag 22/09, dinsdag 03/10 op MOEV West-Vlaanderen (Hooglede)

Gemeenten kunnen onderling afspraken maken i.v.m. het afhalen van de materialen.

Inspirerende voorbeelden

Ben je op zoek naar inspiratie om van je loopevenement een succesverhaal te maken? Laat je alvast inspireren door enkele geslaagde praktijkvoorbeelden van andere gemeentes en scholen.

Terugblik op afgelopen edities

Extra videomateriaal:

• Gemeente Bonheiden: hindernissenloop
• Stad Leuven: aflossingsloop

Uitgewerkte praktijkvoorbeelden

• Trailrun als alternatieve loopvorm (gemeente Bree)
• Urban trail run als feestelijke afsluiter loopchallenge (BuLO Het Veer)