Privacybeleid

Bij MOEV hechten wij veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

MOEV is de verwerkingsverantwoordelijke (controller) in de zin van artikel 4.7 AVG. Dat betekent dat MOEV bepaalt waarom en hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt.

• Juridische entiteit: MOEV vzw
• Adres: Industrieweg 3, 3001 Heverlee, België
• Ondernemingsnummer: BE 0426.675.086
• Algemeen e-mailadres: info@moev.be
• Privacy-contact: privacy@moev.be

2. Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO)

MOEV heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (Data Protection Officer) aangesteld conform artikel 37 AVG. De DPO is aangemeld bij de Gegevensbeschermingsautoriteit en is jouw rechtstreekse aanspreekpunt voor alle vragen over privacy en de uitoefening van je rechten.

• Naam DPO: Leen Van Looy
• E-mail: privacy@moev.be
• Post: MOEV, t.a.v. de DPO, Industrieweg 3, 3001 Heverlee

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact dat je met ons hebt en de diensten die je afneemt, verwerken wij de volgende categorieën van persoonsgegevens:

3.1 Gegevens die je zelf aan ons bezorgt

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
• Inschrijvingsgegevens voor activiteiten en evenementen
• Facturatie- en betalingsgegevens (bij webshopaankopen of betalende deelnames)
• Eventueel bijzondere kenmerken zoals geslacht en leeftijd, uitsluitend wanneer dit nodig is voor leeftijdscategorieën of voor statistische rapportering in het kader van onze maatschappelijke opdracht.
• Inhoud van vragen of berichten die je ons stuurt via e-mail of het contactformulier.

3.2 Gegevens die wij automatisch verzamelen via de website

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaat, besturingssysteem, taalvoorkeur
• Gebruiksgegevens: bezochte pagina's, klikgedrag, datum en tijdstip van bezoek (waar mogelijk geanonimiseerd of gepseudonimiseerd)
• Cookies — zie sectie 9

3.3 Gegevens van leerlingen (minderjarigen)

Wij verzamelen in principe geen gegevens van leerlingen rechtstreeks. Wanneer een school of een leerkracht leerlingen inschrijft voor een activiteit, ontvangen wij van die school de noodzakelijke gegevens (zoals naam, klas, geboortejaar). In dat geval gelden de volgende regels:

• De school treedt op als (mede-)verwerkingsverantwoordelijke en is verantwoordelijk voor het correct informeren van ouders en het inwinnen van de vereiste toestemming.
• MOEV en de school sluiten een overeenkomst van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid (artikel 26 AVG) of een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG), afhankelijk van de feitelijke rolverdeling.

3.4 Bron van de gegevens

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks bij jou hebben verzameld (bijvoorbeeld via je school, een werkgever of een partnerorganisatie), informeren wij jou hierover en vermelden wij de bron, conform artikel 14 AVG.

4. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens enkel voor specifieke, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Voor elke verwerking baseren wij ons op een wettelijke rechtsgrond uit artikel 6 AVG. Het overzicht hieronder maakt duidelijk welke doelen wij nastreven en op welke rechtsgrond elke verwerking steunt.

 Wanneer wij ons baseren op gerechtvaardigd belang, hebben wij vooraf een afweging gemaakt tussen onze belangen en jouw rechten en vrijheden. Je kan deze afweging op verzoek opvragen bij onze DPO.

5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere termijn wettelijk vereist is. Onderstaande tabel geeft per categorie de toegepaste bewaartermijn.

 Na afloop van deze termijnen worden gegevens gewist of geanonimiseerd, tenzij anonieme bewaring voor statistische doeleinden gerechtvaardigd is.

6. Met wie delen wij jouw gegevens?

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden. Wij delen je gegevens enkel wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, om aan een wettelijke verplichting te voldoen of op basis van jouw toestemming.

6.1 Verwerkers

Met elke verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst (DPA) afgesloten conform artikel 28 AVG. De voornaamste categorieën zijn:

• Website- en ERP-leverancier: Odoo (Odoo SA, België)
• Hostingpartij: Odoo (Odoo SA, België), Microsoft, voor hosting van website, ERP en Office365
• Betaalproviders: Mollie B.V. (Nederland) en/of Stripe Payments Europe Ltd. (Ierland) voor webshoptransacties
• Logistieke partners: Bpost, PostNL, DHL voor verzending van bestellingen
• E-mailmarketing: Odoo (Odoo SA, België), voor verzending van nieuwsbrieven
• IT-dienstverleners: Avocom voor onderhoud, support en beveiliging van onze systemen

6.2 Andere ontvangers

• Overheidsinstanties: wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn (subsidiërende overheid, fiscale administratie, inspectiediensten, gerechtelijke autoriteiten).
• Scholen en onderwijspartners: in het kader van gezamenlijke organisatie van activiteiten.
• Verzekeraars: in geval van schadegevallen tijdens activiteiten.

6.3 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Sommige van onze verwerkers (bijvoorbeeld Stripe, e-mailmarketingdiensten of analytics-providers) kunnen gegevens verwerken in landen buiten de EER, waaronder de Verenigde Staten. In dat geval voorzien wij in passende waarborgen conform hoofdstuk V AVG:

• Standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) goedgekeurd door de Europese Commissie
• Certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework, waar van toepassing
• Aanvullende technische en organisatorische maatregelen waar nodig

Een kopie van deze waarborgen kan je opvragen via privacy@moev.be.

7. Beeldmateriaal en portretrecht

Tijdens onze activiteiten en evenementen worden foto's en video's gemaakt voor verslaggeving en communicatie. Wij hanteren het onderscheid tussen niet-gerichte en gerichte beelden:

• Niet-gerichte beelden: algemene sfeerbeelden zoals overzichtsfoto's van een sportveld of een groep. Hiervoor is geen individuele toestemming vereist; we baseren ons op gerechtvaardigd belang. Je kan steeds bezwaar maken.
• Gerichte beelden: foto's of video's waarop een persoon herkenbaar centraal staat. Hiervoor vragen wij voorafgaande, expliciete toestemming. Bij minderjarigen vragen wij toestemming via de school of de ouder.

Je hebt te allen tijde het recht om verwijdering te vragen van een specifieke foto of video waarop jij of jouw kind herkenbaar is. Stuur je verzoek naar privacy@moev.be.

8. Jouw rechten als betrokkene

Onder de AVG beschik je over een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Hieronder vind je een overzicht.

• Recht op inzage (art. 15): je kan opvragen welke gegevens wij van jou verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16): je kan onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op wissing of ‘vergetelheid' (art. 17): je kan vragen je gegevens te wissen wanneer ze niet langer nodig zijn of wanneer je toestemming hebt ingetrokken.
• Recht op beperking (art. 18): je kan vragen de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl een correctieverzoek wordt onderzocht.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20): je kan vragen je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen.
• Recht van bezwaar (art. 21): je kan bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang of taak van algemeen belang. Tegen direct marketing kan je altijd bezwaar maken.
• Recht om toestemming in te trekken (art. 7.3): je kan een eerder gegeven toestemming op elk moment intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
• Recht niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming (art. 22): MOEV neemt geen beslissingen met rechtsgevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

8.1 Hoe oefen je je rechten uit?

Stuur je verzoek naar info@moev.be of per post naar MOEV, t.a.v. de DPO, Industrieweg 3, 3001 Heverlee. Om je identiteit te kunnen verifiëren, kunnen wij vragen om bijkomende informatie. Wij doen dit om te vermijden dat gegevens aan een onbevoegde derde worden bezorgd.

Wij beantwoorden je verzoek binnen één maand na ontvangst. Bij complexe of meervoudige verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; wij brengen je hiervan op de hoogte. De uitoefening van je rechten is in principe kosteloos, behalve bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website maakt gebruik van cookies en gelijkaardige technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat op je apparaat wordt geplaatst wanneer je de website bezoekt. Wij onderscheiden vier categorieën:

• Strikt noodzakelijke cookies: nodig voor de werking van de website (bv. taalkeuze, winkelmandje, beveiliging). Deze worden geplaatst zonder toestemming.
• Functionele cookies: verbeteren het gebruiksgemak, bijvoorbeeld door je voorkeuren te onthouden.
• Analytische cookies: geven ons inzicht in het gebruik van de website. Deze worden enkel geplaatst na jouw toestemming, tenzij ze voldoen aan de strikte criteria voor uitzondering volgens de richtsnoeren van de Gegevensbeschermingsautoriteit.
• Marketingcookies: worden gebruikt om gepersonaliseerde inhoud of advertenties te tonen. Deze worden uitsluitend geplaatst na jouw uitdrukkelijke toestemming.

Bij je eerste bezoek aan de website verschijnt een cookiebanner waarin je per categorie toestemming kan geven of weigeren. Je kan je voorkeuren op elk moment wijzigen of intrekken via de link "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Het intrekken van toestemming is even eenvoudig als het geven ervan.

Een gedetailleerd overzicht van alle cookies (naam, doel, bewaartermijn, eerste of derde partij) vind je in onze afzonderlijke cookieverklaring op www.moev.be/cookie-policy.

10. Beveiliging van jouw gegevens

MOEV neemt passende technische en organisatorische maatregelen  om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging, conform artikel 32 AVG. Concreet betekent dit onder meer:

• Versleuteling van gegevens tijdens het transport (TLS/HTTPS) en, waar relevant, in rust
• Strikt toegangsbeheer op basis van het need-to-know-principe en sterke authenticatie (waar mogelijk meervoudige authenticatie)
• Pseudonimisering en minimalisering van persoonsgegevens waar mogelijk
• Periodieke back-ups en geteste herstelprocedures
• Beveiligingslogs en monitoring om incidenten tijdig te detecteren
• Periodieke evaluatie en bijwerking van onze beveiligingsmaatregelen
• Awareness-opleidingen voor medewerkers over informatiebeveiliging en privacy
• Contractuele waarborgen met onze verwerkers (DPA's, art. 28 AVG)

11. Datalekken

Ondanks alle voorzorgsmaatregelen kan een datalek nooit volledig worden uitgesloten. MOEV beschikt over een interne procedure voor de detectie, registratie en behandeling van inbreuken in verband met persoonsgegevens (datalekken).

• Elk vermoed of vastgesteld datalek wordt intern geregistreerd en geanalyseerd.
• Wanneer een datalek een risico inhoudt voor jouw rechten en vrijheden, melden wij het binnen 72 uur na vaststelling aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (art. 33 AVG).
• Wanneer een datalek een hoog risico inhoudt voor jouw rechten en vrijheden, brengen wij jou rechtstreeks en zonder onnodige vertraging op de hoogte (art. 34 AVG).

Vermoed je een datalek of zwakke plek in onze beveiliging? Meld het dan zo snel mogelijk aan privacy@moev.be.

12. Klachten en contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van jouw gegevens? Neem dan contact op met onze DPO via privacy@moev.be.

Ben je niet tevreden over de manier waarop wij jouw vraag of klacht behandelen, dan heb je het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

• Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
• E-mail: contact@apd-gba.be
• Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Je behoudt steeds het recht om je rechtstreeks tot de bevoegde rechtbank te wenden.

13. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijziging van wetgeving, nieuwe diensten of nieuwe technologieën. De meest recente versie staat steeds op www.moev.be/privacy. De datum van laatste wijziging vind je bovenaan deze verklaring.

Bij wezenlijke wijzigingen brengen wij gebruikers actief op de hoogte (bijvoorbeeld via een banner op de website of een e-mail aan nieuwsbriefabonnees). Eerdere versies blijven raadpleegbaar via een verzoek aan privacy@moev.be.

Laatst gewijzigd op 27 april 2026